Denetim prosedürleri, bir kurumun veya programın faaliyetlerinin, belirlenen standartlar ve mevzuatlar doğrultusunda uygun olup olmadığını değerlendirmek amacıyla yapılan sistematik incelemelerdir. Aşağıda, denetim sürecinde izlenen temel prosedürler açıklanmaktadır:
Denetim süreci başlamadan önce, denetim planı hazırlanır. Bu plan, denetimin amacı, kapsamı, denetlenecek bölümler ve programlar, denetim ekibinin sorumlulukları ve takvimi gibi detayları içerir. Planın net ve kapsamlı olması, denetim sürecinin verimli geçmesini sağlar.
Denetimi gerçekleştirecek ekip, yetkin ve bağımsız kişilerden oluşur. Denetim ekibinde yer alan denetçilerin alanlarında uzman olması, tarafsız ve objektif bir denetim süreci için büyük önem taşır.
Denetim sürecinin başlangıcında, denetlenecek kurum veya program hakkında genel bir bilgi toplama süreci başlar. Bu aşamada, önceki denetim raporları, kurumun öz değerlendirme raporları, ilgili belgeler ve mevzuatlar incelenir.
Denetim ekibi, denetlenecek kuruma saha ziyareti gerçekleştirir. Bu ziyaret sırasında, yerinde gözlemler yapılır, fiziki olanaklar incelenir, eğitim ve yönetim süreçleri değerlendirilir. Ayrıca, akademik ve idari personel ile görüşmeler gerçekleştirilir.
Denetim ekibi, kurumun sağladığı belgeleri ve kayıtları detaylı bir şekilde incelemeye alır. Eğitim materyalleri, öğrenci kayıtları, mali belgeler, performans raporları ve diğer dokümanlar, denetim kriterleri doğrultusunda analiz edilir.
Saha ziyareti ve incelemeler tamamlandıktan sonra, denetim ekibi bulgularını rapor haline getirir. Bu raporda, tespit edilen eksiklikler, uygunsuzluklar ve geliştirilmesi gereken alanlar belirtilir. Ayrıca, raporda güçlü yönler ve öneriler de yer alır. Kuruma geri bildirim verilir ve gerekli düzeltmeler için bir eylem planı oluşturulması istenir.
Denetim sonrası süreçte, kurumun yapılan önerilere ve tespit edilen eksikliklere nasıl yanıt verdiği takip edilir. Bu süreçte, düzeltici eylemler izlenir ve kurumun ilerlemesi değerlendirilir. Gerekirse yeniden denetim planlanabilir.